POLÍTICA DE PRIVACIDAD Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC

INTRODUCCIÓN

La Sociedad, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC con NIT 901.947.845-1, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, así como la normatividad concordante, se permite informar a los interesados respecto de la adopción de la Política de Privacidad y  Tratamiento de Datos Personales, la cual reconoce, acata y respeta los derechos de los Titulares de la información, asume con responsabilidad los deberes como Responsable e implementa los procedimientos de control necesarios para la protección de los datos personales a los cuales tiene acceso en el giro ordinario de sus actividades, para que los Encargados ejecuten sus labores observando todo lo que se consigna en este documento y en los demás que lo complementan, tal y como se indica más adelante.

AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC adopta la presente Política de Privacidad y Tratamiento de Datos Personales, la cual será informada a todos los Titulares de los datos, a quienes ya fueron recolectados y de quienes se obtengan en el futuro, en el ejercicio de las actividades inherentes al desarrollo de las relaciones de tipo comercial, contractual o laboral.

De esta manera, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC., manifiesta que garantiza los derechos a la: Privacidad, Intimidad, Buen Nombre, en el tratamiento de los datos personales, y, en consecuencia, todas sus actuaciones se regirán por los principios rectores de: Legalidad, Finalidad, Libertad, Veracidad o Calidad, Transparencia, Acceso y Circulación Restringida, Seguridad y Confidencialidad.

Todos los Titulares de Datos Personales que, en desarrollo de diferentes actividades legales, culturales, contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, que llegaran a suministrar a la sociedad AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC., cualquier tipo de información o dato personal, podrá: conocerla, actualizarla, rectificarla o suprimirla. Así como revocar la autorización otorgada.

Capítulo I – RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

De conformidad con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, se informa que el responsable del tratamiento de los datos personales es:

AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC podrá actuar también como encargado del tratamiento cuando gestione datos personales por cuenta de terceros, en virtud de contratos o acuerdos en los que así se defina.

Los titulares podrán comunicarse a través de los canales mencionados para ejercer sus derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión, revocatoria del consentimiento, o para presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento de sus datos personales.

Capítulo II – MARCO NORMATIVO Y JURISPRUDENCIAL

1. Constitución Política de Colombia de 1991, artículo 15 y artículo 20.
2. Ley 1581 de 2012 (17 de octubre), Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
3. Decreto 1377 de 2013 (junio 27), Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, Derogado Parcialmente por el Decreto 1081 de 2015.
4. Decreto Reglamentario 886 de 2014 (13 de mayo), Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
5. Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
6. Sentencia T - 114 de 2018, de la Corte Constitucional.
7. Sentencia T – 238 de 2018, de la Corte Constitucional.
8. Sentencia C – 276 del 2019, de la Corte Constitucional.
9. Sentencia T – 360 de 2022, de la Corte Constitucional.

Capítulo III – ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a todos los datos personales que sean recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación y suprimidos por AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC, incluyendo aquellos obtenidos a través de sus iniciativas y plataformas asociadas, tales como el evento SILVER SUMMIT y el curso POTENCIA PLATEADA. Esta política se aplicará a todas las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, ya sea en forma física o digital, y que estén sujetos a tratamiento por parte de la entidad.

Capítulo IV – DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y para su claridad, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. se permite a continuación, indicar las definiciones de los términos relativos a su derecho fundamental de habeas data, las cuales son tomadas de la normatividad vigente que regulan la materia:

1. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
2. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
3. Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
4. Causahabiente: Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
5. Consulta: Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste, o por La Sociedad, para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
6. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
7. Dato público: Es el dato que, de acuerdo con la ley, no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
8. Dato Semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
9. Datos sensibles: Información que afecta la intimidad del titular, cuyo mal uso puede llevar a la discriminación. 
10. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
11. Reclamo: Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.
12. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
13. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
14. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como: la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
15. Transferencia de datos: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
16. Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Capítulo V – PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales.

1. Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.
2. Principio de Finalidad: La actividad del tratamiento de datos personales que realice La Sociedad o a la cual tuviere acceso, obedecerá a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo Titular de los datos personales.
3. Principio de Libertad: El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que revele el consentimiento.
4. Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
5. Principio de Transparencia: En el tratamiento de datos personales, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrá estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. será de medio.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que, en AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC., administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la Ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento. 
9. Principio de privacidad: AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC., garantizará que el tratamiento de los datos personales se lleve a cabo respetando la intimidad y el derecho a la vida privada de los titulares. Los datos serán tratados únicamente para las finalidades autorizadas, evitando su divulgación o uso no autorizado, y asegurando que los titulares conserven el control sobre su información personal.

Capítulo VI – DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC., a través de esta Política, garantiza a los titulares, causahabientes del titular, representantes legales y apoderados del titular de los datos personales los derechos que se indican a continuación:

1. Acceder, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, no hayan sido autorizados o su tratamiento no respete los principios y garantías legales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos en que esta no sea requerida por ley.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso y tratamiento dado a sus datos personales.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, una vez haya agotado el trámite de consulta o requerimiento ante AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC.
5. Acceder de manera gratuita a sus datos personales tratados, al menos una vez al mes o cuando existan modificaciones sustanciales en la política de tratamiento de datos que justifiquen nuevas consultas.

El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación.

Capítulo VII– DEBERES Y OBLIGACIONES DE AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. COMO RESPONSABLE Y DE LOS ENCARGADOS EN EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. reconoce la titularidad de los datos personales que ostentan las personas naturales y, en consecuencia, ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el Titular o por las normas vigentes.

En el tratamiento y protección de datos personales, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. como responsable tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar, conservar y usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con la ley 1581 de 2012.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, implementando todas las medidas necesarias para su actualización.
6. Rectificar la información cuando sea incorrecta, comunicar lo pertinente y suministrar al Titular información sobre el uso de sus datos cuando lo solicite.
7. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos previamente autorizados y exigir el cumplimiento de las condiciones de seguridad y privacidad en su manejo.
8. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos y condiciones señalados por la Ley.
9. Adoptar de manera real y no solo formal, la Política Integral de Tratamiento de Datos Personales, con sus protocolos, procedimientos y formatos, para garantizar el cumplimiento de los derechos de los titulares y la Ley.
10. Identificar cuándo determinada información se encuentra ‘en discusión’ por un reclamo o proceso judicial, registrando la leyenda correspondiente en la base de datos.
11. Informar a la autoridad de protección de datos sobre violaciones a los códigos de seguridad y cumplir con los requerimientos e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
12. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se encuentra autorizado el tratamiento de sus datos por el representante legal del menor.
13. Registrar en la base de datos la leyenda ‘Reclamo en Trámite’ y abstenerse de circular información controvertida cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC.
14. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
15. Usar los datos personales del Titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
16. AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. garantiza y exige que toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal, privado, sensible o de menores, respete el secreto profesional y el deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones contractuales.

Por su parte los Encargados que funjan como tales, de manera transitoria o permanente en cumplimiento de funciones u obligaciones contractuales, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia, deberán:

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho fundamental de Habeas Data.
2. Conservar y actualizar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, asegurando su actualización dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción.
3. Canalizar de manera inmediata al responsable las consultas y reclamos formulados por los Titulares, para que sean tramitados conforme al Procedimiento de Atención de Solicitudes y en los términos de la Ley.
4. Abstenerse de circular información controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
5. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas, de acuerdo con los lineamientos establecidos en esta Política.
6. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre violaciones a los códigos de seguridad y cualquier riesgo en la administración de la información de los Titulares, cumpliendo con las instrucciones y requerimientos impartidos por dicha entidad.

En atención al artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1074 de 2015, todo Responsable y Encargado deberá designar a una persona o área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

Adicionalmente, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC implementará un programa integral de capacitación en protección de datos personales, en cumplimiento de los principios de responsabilidad demostrada y de seguridad establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Este programa se desarrollará de la siguiente manera: 

1. 1. Marco normativo de protección de datos personales en Colombia.
   2. Principios rectores del tratamiento de datos personales.
   3. Derechos de los titulares de los datos y procedimientos para su ejercicio.
   4. Deberes de los responsables y encargados del tratamiento.
   5. Política de Tratamiento de Datos Personales de AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC.
   6. Procedimientos internos para el tratamiento de datos personales.
   7. Medidas de seguridad técnicas y organizativas para la protección de datos.
   8. Consecuencias del incumplimiento de las normas de protección de datos.
   
   4. Periodicidad:Se establecerá el siguiente calendario de capacitaciones:

1. 1. Fecha y duración de la capacitación.
   2. Contenido temático.
   3. Nombre y cargo de los asistentes.
   4. Resultados de las evaluaciones.
   
   8. Responsabilidad: El Oficial de Protección de Datos de la empresa, o quien haga sus veces, será el responsable de diseñar, implementar y supervisar el programa de capacitación, en coordinación con el área de Recursos Humanos.
   9. Actualización: El programa de capacitación será revisado y actualizado anualmente, o con mayor frecuencia si las circunstancias lo requieren, para asegurar su pertinencia y eficacia.
   10. Certificación: AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. podrá expedir certificados de asistencia y aprobación de las capacitaciones, los cuales serán incorporados al expediente laboral o contractual de cada participante.

La implementación efectiva de este programa de capacitación constituirá una medida proactiva de AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. para garantizar el cumplimiento de sus obligaciones en materia de protección de datos personales, en consonancia con el principio de responsabilidad demostrada (accountability) consagrado en la normativa vigente.

Capitulo VIII – TRATAMIENTO Y FINALIDAD AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC es una empresa dedicada al diseño, desarrollo, implementación, promoción y evaluación de soluciones educativas, sociales, empresariales, tecnológicas y culturales, con enfoque en el bienestar de las personas mayores, el fortalecimiento de la economía plateada y la promoción de la unión intergeneracional, tanto en Colombia como en el exterior.

En cumplimiento de su objeto social, la sociedad adelanta actividades como:

1. El diseño y ejecución de cursos virtuales, talleres presenciales y acciones educativas no formales.
2. La organización de eventos, simposios y encuentros culturales, académicos y educativos.
3. La coordinación de misiones empresariales nacionales e internacionales.
4. La implementación de programas de mentoría e iniciativas intergeneracionales en alianza con entidades públicas, privadas o multilaterales.       
5. La producción y difusión de campañas de comunicación en medios digitales y tradicionales.
   
6. El desarrollo e implementación de soluciones tecnológicas orientadas a sus públicos.
7. La inversión en infraestructura social y cultural, como centros para adultos mayores o espacios educativos.
8. La celebración de alianzas, contratos y convenios nacionales e internacionales.
9. La participación en otras sociedades, la fusión o adquisición de estas, y la inversión en acciones que apoyen su objeto social.
10. La gestión de bienes muebles e inmuebles necesarios para su funcionamiento.
11. La realización de operaciones financieras dentro del marco legal.

1. Clientes, usuarios y participantes en cursos, eventos y programas.
2. Proveedores, aliados estratégicos y contratistas.
3. Personas interesadas en recibir información, contenidos o servicios.
4. Empleados, colaboradores, voluntarios y candidatos a empleo.
5. Aliados institucionales, representantes legales, socios y accionistas.
6. Inversionistas y entidades financieras.

8.1 FINALIDADES GENERALES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

1. Establecer y mantener canales de comunicación con los titulares de los datos.
2. Enviar boletines, contenidos educativos, campañas de interés y comunicaciones institucionales.
3. Gestionar la inscripción, participación y seguimiento de personas en cursos, talleres, eventos o programas sociales o culturales.
4. Evaluar la calidad, impacto y pertinencia de los servicios ofrecidos y recibidos.
5. Cumplir con las obligaciones derivadas del objeto social de la empresa, tanto a nivel nacional como internacional.
6. Monitorear el cumplimiento de obligaciones contractuales por parte de clientes, usuarios, aliados o proveedores.
7. Crear y gestionar usuarios para el acceso a plataformas, comunidades virtuales, sistemas de formación o aplicaciones tecnológicas.
8. Implementar estrategias de comunicación, fidelización, mercadeo o publicidad relacionadas con la actividad misional de AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC.

8.2 FINALIDADES ESPECÍFICAS PARA DATOS FINANCIEROS, CREDITICIOS, COMERCIALES Y DE SERVICIOS:

1. Analizar la viabilidad de establecer y mantener relaciones contractuales o comerciales con aliados, patrocinadores o proveedores.
2. Evaluar riesgos asociados a acuerdos, operaciones o contratos estratégicos.
3. Desarrollar estudios de mercado, análisis estadísticos y evaluaciones de impacto social o educativo.

8.3. FINALIDADES ESPECÍFICAS SEGÚN LA RELACIÓN CON EL TITULAR:

8.3.1 Clientes, participantes y usuarios:

1. Brindar información sobre productos, servicios, programas o actividades ofrecidas.
2. Proporcionar soporte técnico, atención a solicitudes y orientación en el uso de plataformas o contenidos.
3. Gestionar procesos de inscripción, archivo, actualización y almacenamiento de datos.
4. Implementar programas de fidelización, seguimiento y mejora continua.
5. Informar sobre nuevos eventos, productos, servicios o campañas de interés.
6. Analizar y optimizar las experiencias educativas, tecnológicas y sociales ofrecidas.
7. Administrar información para prevenir fraudes, riesgos o lavado de activos.
8. Realizar análisis estadísticos o de comportamiento de usuarios.
9. Garantizar la seguridad y efectividad en transacciones, accesos o participaciones digitales.
10. Cumplir con contratos, compromisos o condiciones de participación asumidos.
11. Atender solicitudes, peticiones, quejas o reclamos.
12. Enviar ofertas educativas, comerciales o informativas.
13. Elaborar encuestas de satisfacción, estudios de percepción y análisis cualitativos.
14. Compartir datos con terceros aliados o contratistas para el cumplimiento de servicios.
15. Gestionar información con fines contables, fiscales y legales.
16. Identificar usuarios en plataformas virtuales, comunidades digitales o sistemas de formación.
17. Emitir facturas electrónicas y gestionar cobros o pagos.
18. Compartir datos con empresas de servicios, tecnología o outsourcing.
19. Transferir o transmitir datos a terceros cuando sea necesario para la ejecución del objeto social o de acuerdos legítimos.
20. Prevenir actividades ilegales, suplantaciones o uso indebido de servicios.
21. Cumplir con obligaciones contractuales frente a terceros.
22. Contactar a los titulares por medios físicos, digitales o telefónicos con fines informativos, comerciales o de seguimiento.

8.3.2. Proveedores y aliados:

1. Ejecutar los contratos y convenios suscritos con AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC.
2. Gestionar procesos de selección, vinculación y cumplimiento contractual.
3. Realizar pagos y tramitar recaudos a través de diversos canales.
4. Verificar antecedentes, analizar riesgos y realizar reportes en centrales autorizadas.
5. Compartir datos con entidades de apoyo, firmas auditoras o proveedores de servicios.

8.3.3. Empleados y colaboradores: 

1. Ejecutar contratos laborales, de prestación de servicios u otros vínculos legítimos.
2. Llevar a cabo procesos de selección, evaluación, formación y gestión del talento humano.

8.3.4 Accionistas y socios:

1. Gestionar la información asociada a la participación accionaria en la empresa, incluyendo aspectos administrativos, contables, financieros y legales.

8.4.  FINALIDAD ESPECIAL: TRANSFERENCIA DE DATOS A PATROCINADORES EN EVENTOS.

En el marco de eventos, programas o actividades organizadas por AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC en alianza con patrocinadores, podrá acordarse la transferencia o intercambio de bases de datos personales recolectadas durante dichas actividades. Estos acuerdos serán informados al titular al momento de la recolección de datos y el tratamiento posterior por parte del patrocinador se realizará de manera independiente, conforme a su propia política de privacidad, actuando como responsable autónomo del tratamiento.

AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC no será responsable por el uso que dichos terceros hagan de los datos una vez legalmente transferidos, pero se compromete a verificar que los patrocinadores cuenten con medidas adecuadas de protección de datos personales y cumplan con la normatividad vigente.

8.5. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES POR PLATAFORMAS TECNOLÓGICAS DE TERCEROS.

En el desarrollo de sus actividades educativas, sociales y comerciales, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC podrá utilizar plataformas tecnológicas de terceros para ofrecer cursos, eventos, talleres, formularios, pasarelas de pago y otros servicios (incluyendo pero sin limitarse a Hotmart, Zoom, Google Meet, Google Forms, WhatsApp Business, Hutspot, entre otras). En estos casos, las plataformas mencionadas podrán también recolectar y tratar datos personales directamente de los titulares, bajo su propia responsabilidad y conforme a sus respectivas políticas de privacidad y condiciones de uso.

El titular declara haber sido informado de que el tratamiento de sus datos personales en dichas plataformas estará sujeto a las reglas, procedimientos y condiciones definidos por cada proveedor externo, y exonera a AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC de responsabilidad por el uso que estas plataformas hagan de la información cuando actúen como responsables independientes del tratamiento.

No obstante, lo anterior, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC, velará por que las plataformas tecnológicas utilizadas cumplan con estándares razonables de protección de datos personales y seguridad de la información.

Con este enfoque, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC., garantiza una administración adecuada, responsable y transparente de los datos personales recolectados, en cumplimiento de la normativa vigente y en coherencia con su propósito de generar bienestar, educación e impacto social en la economía plateada y la longevidad.

8.6 TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SENSIBLES: Para el caso de datos personales sensibles, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando: 

1. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización. 
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización. 
3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular. 
4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial. 
5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

Capítulo IX – AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

Se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales. Esta autorización deberá ser obtenida por AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC, de forma clara y verificable, antes de iniciar cualquier tratamiento de información.

1. La empresa podrá obtener dicha autorización a través de los siguientes medios: Diligenciamiento de los formatos establecidos por la organización, tales como: Autorización para el Tratamiento de Datos Personales. El formato debe ser entregado mediante los canales dispuestos por la empresa.
2. A través de formularios físicos o digitales, incluyendo inscripciones a cursos, talleres, eventos, encuestas, páginas web o plataformas utilizadas por AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC.
3. Mediante el uso de plataformas tecnológicas de terceros (como Hotmart, Zoom, Google Forms, Eventbrite, etc.), en cuyo caso la autorización podrá ser gestionada directamente por dichas plataformas conforme a sus propias políticas de privacidad. AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC, accederá a dicha información en calidad de responsable o encargado, según corresponda, sin asumir responsabilidad por el tratamiento autónomo que dichos terceros realicen.
4. Por conductas concluyentes que permitan inferir razonablemente el consentimiento del titular, tales como: 
   i. La inscripción voluntaria en actividades presenciales o virtuales.
   ii. La participación en eventos en los que se informe previamente la recolección de imagen, voz u otros datos personales con fines institucionales.

En todos los casos, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC informará de manera previa, clara e inequívoca:

1. La finalidad específica del tratamiento.
2. Los derechos del titular, especialmente el derecho de habeas data, acceso, actualización, rectificación, supresión u oposición.
3. Los canales habilitados para ejercer dichos derechos, conforme a la normatividad colombiana vigente.

No obstante, no se requerirá autorización del titular en los siguientes casos expresamente permitidos por la ley:

1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
2. Datos de naturaleza pública.
3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

CAPITULO X – MEDIOS Y PRUEBA PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN:

AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares, mediante archivos físicos o repositorios electrónicos propios o a través de terceros contratados bajo cláusulas de confidencialidad. Asimismo, adoptará las medidas necesarias para registrar la forma y fecha en que dicha autorización fue obtenida.

Si el titular desea ejercer sus derechos (acceso, actualización, rectificación, supresión o revocatoria), podrá hacerlo enviando su solicitud al correo electrónico dispuesto para estos efectos. Las solicitudes serán atendidas de conformidad con el Procedimiento de Atención de Solicitudes definido por la empresa.

CAPITULO XI - REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN:

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. reglamenta mediante el Procedimiento de Atención de Solicitudes, mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al Titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y, por lo tanto, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra, de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines informativos, entre otros. En este Último caso, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el Titular no hubiera revocado su consentimiento.

Cuando el tratamiento de los datos personales haya sido autorizado directamente por el titular a través de plataformas tecnológicas de terceros (como Hotmart, Zoom, Google Forms, Google meet, entre otras), la revocatoria de dicha autorización deberá gestionarse directamente ante la plataforma correspondiente, conforme a sus propias políticas de privacidad y condiciones de servicio.

En estos casos, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC actuará como receptor o usuario de los datos compartidos por la plataforma, sin ser responsable del consentimiento otorgado directamente al tercero, ni de la forma en que estos traten los datos fuera del marco de su relación con la empresa.

CAPÍTULO XII – AVISO DE PRIVACIDAD

El Aviso de Privacidad es un documento físico que se pone a disposición del Titular con el fin de informarle sobre el Tratamiento de los datos personales y comunicar información relacionada con la existencia de la Política Integral de Datos Personales la forma de acceder a la misma, las finalidades del Tratamiento y contiene:

1. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable de Tratamiento.
2. El tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
3. Los mecanismos dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la Política Integral de Tratamiento de Datos Personales, así como los cambios que se produzcan.
4. Los derechos del titular.
5. Los procedimientos para la atención de consultas y reclamos.
6. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas relacionadas con los datos sensibles.

CAPÍTULO XIII – GARANTÍAS DEL DERECHO DE ACCESO

Para garantizar el derecho de acceso del Titular de los datos, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.

CAPÍTULO XIV – PROCEDIMIENTOS PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS DEL TITULAR

Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC., mediante comunicación dirigida al responsable, la cual puede ser radicada en físico en el domicilio de la empresa o enviada al correo electrónico, en todo caso el Titular deberá indicar con claridad el lugar y dirección de notificación de la respuesta.

AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular, en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se emitirá la respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la Sociedad al correo electrónico, o mediante comunicación escrita dirigida al Representante legal de AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que el reclamo no sea de competencia de AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC., se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. rectificará y actualizará, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

1. El Titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico, o en medio físico dirigido al Representante legal indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
2. AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al Titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el Aviso de Privacidad, el cual estará disponible en la Recepción de AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC.

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

1. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. Sin embargo, este derecho del Titular no es absoluto y en consecuencia AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. podrá negar su ejercicio, cuando:

1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. aplicará internamente el Procedimiento Atención de Solicitudes que regula estos trámites.

CAPÍTULO XV – REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. se reserva, en los eventos contemplados en la Ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos. AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC., procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

CAPÍTULO XVI– SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

CAPÍTULO XVII –  DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN A AUTORIDADES Y TERCEROS

AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC., también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

CAPÍTULO XVIII – VIGENCIA DE LAS BASES DE DATOS

AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC, en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, conservará la información únicamente por el tiempo que resulte necesario para cumplir con las finalidades autorizadas, conforme a los principios de finalidad, necesidad y temporalidad establecidos en la Ley 1581 de 2012 y demás disposiciones aplicables.

Los datos serán almacenados de forma segura y serán eliminados o anonimizados cuando dejen de ser necesarios para las finalidades autorizadas, salvo que exista obligación legal, contractual o administrativa que justifique su conservación adicional.

Plazos de conservación según tipo de titular:

1. Usuarios y clientes: Durante la relación contractual o comercial y por hasta 10 años adicionales, para cumplir con obligaciones legales o contractuales.
2. Clientes potenciales y prospectos: Hasta 2 años desde la última interacción, salvo autorización expresa para un período mayor.
3. Empleados y exempleados: Durante toda la relación laboral y por 20 años posteriores, conforme a la normativa laboral, fiscal y de seguridad social.
4. Candidatos a empleo: Hasta por 2 años desde la postulación, para futuras oportunidades laborales, salvo revocatoria expresa del titular.
5. Proveedores, contratistas y terceros con vínculos comerciales: Durante la vigencia del contrato y hasta 5 años posteriores, para fines contables, tributarios y legales.
6. Voluntarios, mentores, aliados académicos o institucionales: Durante el tiempo de la relación de colaboración y por hasta 5 años adicionales, salvo acuerdo distinto.
7. Accionistas y socios: Durante la vigencia de su participación societaria y por al menos 5 años posteriores al cierre o transferencia de su participación, de acuerdo con la normatividad mercantil.
8. Datos de contacto de representantes legales, aliados estratégicos u otros contactos corporativos: Durante la vigencia de la relación comercial o institucional y por hasta 5 años adicionales.
9. Datos sensibles: Se conservarán solo por el tiempo estrictamente necesario para cumplir su finalidad específica, y serán eliminados o anonimizados de forma segura al finalizar dicha necesidad.

Estos plazos podrán extenderse si una norma legal lo exige o si hay procesos administrativos o judiciales en curso. AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. revisará anualmente sus bases de datos para su actualización o eliminación, conforme a la normativa vigente. Asimismo, mantendrá actualizada la información en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, garantizando transparencia y supervisión. Los titulares pueden solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, salvo que exista una obligación legal o contractual para su conservación. Cualquier modificación en los plazos será comunicada oportunamente.

AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. reafirma su compromiso con la protección de datos y el cumplimiento de la normativa vigente.

CAPÍTULO XIX– VIGENCIA POLÍTICA DE TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES

La presente política rige a partir del 20 de junio de 2025 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas en AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. 

AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC. ha creado la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales en el que se definen, entre otros, los principios que cumplirán al transferir, recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad u operación con datos personales y los mecanismos para que los ejerzan. Esta política puede ser consultada en la página https://auroraglobal.com.co/politica-de-privacidad. 

Aprobado por: 

YUSLEIDI PAOLA SERJE SAENZ                                        
Representante Legal
AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC.
VoBo: Junta Directiva.