TÉRMINOS Y CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN EN EL EVENTO “SILVER SUMMIT” 

Versión 2025

Los presentes Términos y Condiciones regulan la participación y uso de los servicios relacionados con el evento SILVER SUMMIT (en adelante, el “Evento”), organizado y ofrecido por AURORA ENTERPRISES S.A.S. BIC (en adelante, “AURORA”), sociedad legalmente constituida conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 901.947.845-1. La participación en el Evento, implica la aceptación expresa de estos y conlleva la celebración de un contrato legalmente vinculante entre el participante (en adelante, el “ASISTENTE”) y AURORA. Esta aceptación se entiende perfeccionada desde el momento en que el ASISTENTE confirma su participación. Al hacerlo, el ASISTENTE declara que ha leído, comprendido y aceptado en su integridad los presentes Términos y Condiciones, y que actuará conforme a las normas aquí dispuestas, así como a las políticas, instrucciones y disposiciones adicionales que AURORA pueda emitir en desarrollo del Evento. La finalidad de este documento es establecer los derechos, deberes y responsabilidades de las partes, así como las condiciones generales que rigen la participación en el Evento, incluyendo, pero sin limitarse a: el acceso a contenidos, propiedad intelectual, reglas de comportamiento, uso de imagen, y tratamiento de datos personales.

 DEFINICIONES

• Evento: El Silver Summit es un encuentro educativo de acceso limitado, presencial y organizado por AURORA, de un (1) día de duración.
• Asistente: Persona natural que completa el registro y accede al evento.
• Contenido: Toda producción intelectual, visual, gráfica, sonora o audiovisual generada en el marco del evento, incluyendo grabaciones, fotografías, transmisiones, ponencias, entre otros.
  
  1. DURACIÓN
  

El evento tiene una duración de un (1) día y se celebrará el primero (1) de octubre de 2025. El acceso es exclusivo, personal, limitado, revocable e intransferible. Está estrictamente prohibido ceder, vender, revender o transferir el acceso a terceros.

2. ALCANCE Y ACEPTACIÓN

El registro y acceso al evento implica la aceptación plena, informada, expresa y sin reservas de estos Términos y Condiciones, así como de las políticas complementarias del organizador, AURORA. La aceptación se considera vinculante conforme al artículo 1602 del Código Civil Colombiano.

3. CONDICIONES DE PARTICIPACIÓN Y REGISTRO

El acceso al evento Silver Summit es exclusivo, personal, revocable e intransferible, pues, está estrictamente limitado a personas que hayan recibido una invitación personal, previa y directa por parte de AURORA, no se permiten inscripciones abiertas ni participación espontánea. 

En consecuencia, está expresamente prohibido transferir, revender, ceder, o compartir la invitación o el acceso con terceros. El intento de eludir esta condición podrá generar la anulación inmediata del ingreso y/o la expulsión del evento, sin derecho a reembolso o reclamación alguna.

El proceso de registro requiere el diligenciamiento obligatorio del formulario habilitado por AURORA, en el que se deberá incluir:

Una vez completado, el Asistente recibirá por correo electrónico una confirmación de su inscripción junto con un código QR, el cual será indispensable para realizar el check-in el día del evento, el ingreso estará condicionado a la validación efectiva de dicho código QR. AURORA podrá cambiar la tecnología o los mecanismos de verificación sin que ello implique una modificación sustancial en las condiciones de participación ni requiera nueva autorización por parte del ASISTENTE.

El ASISTENTE declara, bajo la gravedad de juramento, que toda la información suministrada es veraz, actualizada, precisa y completa, y se compromete a mantenerla así. Será exclusivamente responsable por cualquier error, omisión, falsedad o inexactitud que afecte su registro o participación.

4. NATURALEZA Y FINALIDAD DEL EVENTO

El Silver Summit es un espacio educativo e informativo. En ningún caso constituye asesoría legal, financiera, médica o técnica personalizada. Las decisiones que el Asistente tome con base en el contenido son de su exclusiva responsabilidad.

5. PROPIEDAD INTELECTUAL Y USO DEL CONTENIDO

Todo el contenido producido, exhibido o compartido durante el evento presencial Silver Summit, incluyendo pero sin limitarse a ponencias, paneles, conferencias, imágenes, grabaciones audiovisuales, sonidos, fotografías, nombres comerciales, logotipos, marcas, piezas gráficas, ambientación visual y cualquier otra expresión creativa o informativa (en adelante, el “Contenido del Evento”), es de titularidad exclusiva de AURORA y se encuentra protegido las leyes colombianas e internacionales sobre derechos de autor, propiedad intelectual e industrial, incluyendo la Ley 23 de 1982 y la Decisión Andina 351 de 1993. La participación en el evento no otorga ningún derecho de uso, reproducción o explotación del Contenido, más allá del disfrute personal durante la asistencia presencial. En consecuencia:

• No se entregarán slides, memorias, presentaciones ni material descargable alguno.
•  Las grabaciones oficiales del evento, cuando sean publicadas, estarán disponibles exclusivamente en el canal de YouTube autorizado por AURORA.
•  No está permitido grabar, fotografiar, filmar o reproducir por ningún medio el contenido del evento, salvo autorización previa, expresa y escrita por parte de AURORA.
• Está prohibido copiar, reproducir, modificar, publicar, distribuir, vender, licenciar, transmitir o explotar por cualquier medio el Contenido del Evento con fines comerciales, educativos o de cualquier otra índole.

El incumplimiento de estas condiciones podrá dar lugar a sanciones, incluyendo expulsión inmediata o una restricción de participación futura

6. COMPORTAMIENTO Y NORMAS DE CONVIVENCIA

Con el fin de garantizar una experiencia segura, respetuosa y productiva para todos los participantes, AURORA establece los siguientes estándares mínimos de comportamiento para los asistentes del Silver Summit. El cumplimiento de estas normas es condición esencial para permanecer dentro del evento.

Durante su participación, el ASISTENTE se compromete a mantener una conducta adecuada, respetuosa y colaborativa frente a otros asistentes, expositores, aliados, proveedores, personal logístico y organizadores. En particular, se prohíbe de forma estricta:

• Cualquier acto de violencia física o verbal.
• Conductas de acoso, intimidación, hostigamiento, acecho, discriminación o expresiones que inciten al odio por motivos de género, raza, religión, identidad, orientación sexual, ideología, nacionalidad u origen.
• Interrupciones deliberadas a ponencias, paneles, actividades, dinámicas o conversaciones lideradas por los expositores o el equipo organizador.
• Grabaciones no autorizadas del evento, ya sea en audio, video o imagen, mediante cámaras, celulares, micrófonos u otros dispositivos.
• Distribución o exhibición de material publicitario, promocional o informativo no autorizado previamente por AURORA.
• Uso de lenguaje ofensivo, inapropiado o intimidante, ya sea verbal, escrito o gestual.
• Ingreso con armas de cualquier tipo, sustancias psicoactivas o ilícitas, drones, objetos peligrosos o dispositivos tecnológicos no autorizados.

El Asistente también se compromete a no realizar actividades que puedan afectar el desarrollo del evento o interferir con la experiencia de otros participantes, incluyendo el sabotaje de dinámicas, el uso no autorizado de plataformas digitales, el acceso indebido a zonas restringidas o cualquier otra conducta que contraríe el ambiente armónico y profesional del evento.

AURORA podrá, a su entera discreción y de manera inmediata:

1. Emitir una advertencia verbal o escrita al infractor.
2. Proceder con la expulsión inmediata del evento, sin derecho a reembolso, compensación o reposición.
3. Aplicar un veto o restricción de participación en futuras actividades o eventos organizados por AURORA.
4. Iniciar las acciones legales o contractuales que resulten procedentes, cuando la conducta represente una infracción de tipo penal, civil o de cualquier otra índole.

La interpretación y aplicación de esta cláusula corresponde exclusivamente a AURORA, quien podrá apoyarse en su personal logístico, legal o de seguridad para su ejecución.

7. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

AURORA no asume, en ningún caso, responsabilidad alguna por la pérdida, daño, deterioro, hurto, extravío o mal uso de objetos personales que sean ingresados, portados o dejados por el ASISTENTE dentro del recinto donde se desarrolla el evento Silver Summit, incluyendo pero sin limitarse a carteras, teléfonos móviles, equipos electrónicos, maletas, documentos, prendas, gafas, dispositivos tecnológicos u otros objetos personales.

Cada Asistente es única y exclusivamente responsable de la custodia, vigilancia y cuidado de sus pertenencias durante toda su permanencia en el evento, incluyendo momentos de registro, circulación en áreas comunes, participación en actividades o pausas programadas. AURORA no provee servicios de guarda, almacenamiento ni seguridad individualizada de objetos, salvo que se indique expresamente lo contrario

8. SOPORTE Y ATENCIÓN AL USUARIO

Para efectos de comunicación, consultas, solicitudes o notificaciones relacionadas con el evento Silver Summit, AURORA dispone de los siguientes canales oficiales de atención: el correo electrónico aurora@auroraglobal.com.co y la línea de WhatsApp +57 322 869 2005. El horario de atención al público será de lunes a viernes, entre las 8:00 a.m. y las 6:00 p.m. (hora local colombiana). Las comunicaciones recibidas por fuera de dicho horario serán tramitadas al siguiente día hábil. El tiempo estimado de primera respuesta a cualquier solicitud, inquietud o requerimiento será de cuarenta y ocho (48) horas hábiles. 

9. POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Al registrarse al evento Silver Summit, el ASISTENTE autoriza de manera previa, expresa e informada a AURORA para el tratamiento de sus datos personales, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, sus decretos reglamentarios y demás normas aplicables en Colombia, así como de acuerdo con la Política de Privacidad vigente de AURORA. El tratamiento de los datos personales suministrados tiene como finalidad principal la gestión integral de la inscripción, desarrollo y seguimiento del evento, incluyendo comunicaciones antes, durante y después del mismo, así como fines administrativos, comerciales, promocionales, estadísticos y de trazabilidad.

El Asistente autoriza expresamente a AURORA para:

• Utilizar sus datos de contacto (correo electrónico, número de teléfono y otros canales digitales) para el envío de información, contenidos promocionales, novedades, encuestas y ofertas comerciales propias a través de medios como correo electrónico, WhatsApp, SMS, llamadas, notificaciones u otros canales digitales.
• Transferir sus datos personales a patrocinadores del evento, en el marco de acuerdos comerciales válidamente celebrados, con fines estrictamente relacionados con el Silver Summit o actividades afines.
• Compartir los datos con terceros aliados, únicamente cuando sea estrictamente necesario para finalidades legítimas y específicas relacionadas con la organización del evento o sus intereses promocionales, operativos o logísticos.
• Realizar transferencias internacionales de datos a través de plataformas tecnológicas como Hubspot y Luma, u otras que eventualmente reemplacen dichas herramientas, siempre que cuenten con niveles adecuados de protección de datos. El eventual cambio de tecnología no afectará la validez de las autorizaciones otorgadas ni implicará nuevas solicitudes de consentimiento.
• Ceder la base de datos en caso de venta, fusión, escisión, reorganización societaria, cesión de activos o traspaso del evento, manteniendo los derechos previamente otorgados a los titulares y garantizando el cumplimiento de las normas sobre protección de datos.

AURORA conservará los datos personales durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades mencionadas o mientras exista una relación activa con el titular, y posteriormente por el período requerido para cumplir con obligaciones legales, contractuales o regulatorias. En cualquier momento, el ASISTENTE podrá ejercer sus derechos de acceso, corrección, supresión, revocatoria de la autorización y demás derechos reconocidos por la Ley, a través del canal oficial habilitado. 

El suministro de los datos personales es de carácter libre y voluntario. Sin embargo, su omisión puede impedir la participación efectiva en el evento.

10. CONDICIONES DE USO Y PROHIBICIONES

La participación en el evento Silver Summit otorga al ASISTENTE un derecho limitado y personal de acceso al contenido del evento única y exclusivamente con fines informativos y no comerciales. En ningún caso se entenderá que la asistencia otorga derechos de reproducción, comunicación pública, distribución, transformación o explotación económica del contenido, las imágenes, las grabaciones o cualquier otro elemento compartido durante el desarrollo del evento. Por tanto, queda estrictamente prohibido al ASISTENTE:

• Grabar, filmar, fotografiar o capturar por cualquier medio (audio, video, imagen) el desarrollo del evento, en su totalidad o en parte.
• Reproducir, copiar, almacenar, compartir, retransmitir, publicar, comunicar, divulgar o redistribuir el contenido del evento en cualquier formato, canal o plataforma, ya sea física o digital.
• Ceder, revender, sublicenciar, alquilar o transferir el acceso al evento, la invitación, el código QR o cualquier otro mecanismo de ingreso a terceros.
• Transformar, editar, adaptar o modificar cualquier contenido generado durante el evento.
• Utilizar el contenido del evento con fines comerciales, educativos, institucionales o promocionales, sin autorización expresa de AURORA.
• Distribuir o exhibir material promocional no autorizado, ya sea dentro del recinto del evento o en sus inmediaciones.

Estas restricciones aplican tanto durante el evento como con posterioridad a su realización, en relación con cualquier contenido que haya sido grabado, captado o publicado por AURORA o sus aliados autorizados. En caso de incumplimiento de las presentes condiciones, AURORA podrá adoptar, a su entera discreción, una o varias de las siguientes medidas:

1. Suspensión o cancelación inmediata del acceso al evento, sin derecho a reembolso.
2. Expulsión del recinto del evento y prohibición de reingreso.
3. Restricción de participación en futuros eventos organizados por AURORA.
4. Acciones legales de carácter civil o contractual, cuando el comportamiento implique afectación a derechos de propiedad intelectual, reputación, uso indebido de imagen o perjuicios a terceros.

El Asistente reconoce y acepta que estas medidas podrán adoptarse sin necesidad de requerimiento previo, y que la organización se reserva el derecho de actuar con celeridad para proteger el adecuado desarrollo del evento, los derechos de autor involucrados, la experiencia de los asistentes y la integridad de la marca AURORA.

11. RELEASE DE IMAGEN Y DERECHOS DE USO

El ASISTENTE, con su inscripción y participación en el evento Silver Summit, declara haber sido debidamente informado y, en virtud de ello, autoriza de forma previa, expresa, voluntaria, gratuita, informada e irrevocable a AURORA para que durante el desarrollo del evento se realicen grabaciones audiovisuales, capturas fotográficas, transmisiones en vivo o diferido, tomas de voz, imágenes fijas o en movimiento, así como el uso de sus datos personales asociados a dichas piezas, exclusivamente en el marco del evento y sus fines legítimos.

El ASISTENTE reconoce que todo el evento será objeto de cubrimiento fotográfico y videográfico, tanto por parte del equipo de AURORA como de sus aliados autorizados, con el fin de documentar, promover, difundir y posicionar el evento, su marca y sus iniciativas relacionadas. En virtud de esta autorización, AURORA podrá:

• Capturar, registrar, almacenar, editar, adaptar y difundir la imagen, voz, nombre y datos identificativos del Asistente.
• Usar, reproducir, comunicar públicamente, transmitir y distribuir dicho material en cualquier soporte, formato o medio de comunicación, ya sea físico, digital, audiovisual, impreso, interactivo o futuro.
• Utilizar el contenido con fines exclusivamente promocionales, comerciales, institucionales, académicos o archivísticos relacionados con el evento Silver Summit y otras iniciativas afines desarrolladas directa o indirectamente por AURORA.
• Ceder dicho material a patrocinadores y aliados estratégicos, única y exclusivamente para fines promocionales vinculados al evento o a proyectos relacionados, garantizando que no se usará con otros propósitos ajenos a estos fines.

Esta autorización se otorga por tiempo indefinido, sin limitación geográfica, sin restricción de medios, sin obligación de pago o contraprestación económica alguna, y sin necesidad de aprobación previa adicional para cada uso específico. El ASISTENTR reconoce que la autorización conferida no genera derecho a compensación, participación en regalías ni beneficios derivados del uso de dicho material, y que AURORA podrá conservar y reutilizar estos contenidos sin requerir renovaciones, inclusive si el ASISTENTE no participa en futuras ediciones del evento.

11. MODIFICACIONES AL EVENTO

AURORA se reserva el derecho de realizar, en cualquier momento y por motivos logísticos, estratégicos, técnicos o comerciales, cualquier modificación, ajuste o actualización relacionada con el evento Silver Summit, sin que ello genere obligación de reembolso, compensación o indemnización alguna para los asistentes, estas modificaciones podrán incluir, entre otras, el cambio del nombre del evento, la identidad visual, el diseño, los elementos de marca o la imagen corporativa. Asimismo, AURORA podrá ajustar la agenda, los temas, el orden de las actividades, la duración de las mismas, así como sustituir o modificar expositores, ponentes, invitados especiales o moderadores; también, podrá actualizar los contenidos del evento, los materiales ofrecidos, los descargables y los beneficios promocionados inicialmente.

De igual forma, AURORA se reserva el derecho de modificar la fecha, el horario, el lugar de realización del evento, su modalidad o cualquier aspecto logístico necesario para su adecuada ejecución. En los casos en los que existan valores asociados al acceso o a servicios complementarios, estos podrán actualizarse, siempre que tales cambios no afecten retroactivamente a quienes ya se encuentren inscritos.

Cuando sea posible, AURORA informará tales modificaciones a través de sus canales oficiales, tales como el sitio web, redes sociales, correo electrónico o medios digitales. No obstante, el ASISTENTE declara conocer y aceptar que este tipo de eventos está sujeto a constantes ajustes, los cuales no alteran la esencia del producto ni implican incumplimiento alguno por parte de la organización. La inscripción al evento supone la aceptación expresa, anticipada y sin reservas de esta facultad de modificación.

AURORA velará por mantener la calidad general del evento y por garantizar que las actualizaciones no perjudiquen de manera sustancial la experiencia del asistente.

12. FUERZA MAYOR Y EXONERACIÓN DE RESPONSABILIDAD

El evento Silver Summit tiene un propósito estrictamente educativo e informativo. En ningún caso los contenidos presentados durante su desarrollo —incluyendo ponencias, charlas, talleres, materiales audiovisuales, intervenciones de expertos o información compartida por terceros— constituirán asesoría personalizada de tipo financiero, legal, médica, psicológica, comercial ni de ningún otro tipo profesional especializado, ni pretenden sustituir la consulta con profesionales debidamente acreditados. Cualquier decisión que el ASISTENTE adopte con base en la información recibida durante el evento será de su exclusiva responsabilidad, sin que AURORA garantice resultados específicos, cumplimiento de objetivos particulares o beneficios derivados de la participación.

Por tanto, AURORA no será responsable por expectativas no cumplidas, interpretaciones subjetivas, malentendidos del contenido, ni por la exactitud, vigencia o aplicabilidad de las opiniones emitidas por los expositores u otros asistentes. Así mismo, se exime de toda responsabilidad derivada de interrupciones, fallas técnicas, retrasos, cambios logísticos o cualquier contingencia que afecte el desarrollo del evento y que obedezca a circunstancias ajenas a su control razonable, tales como cortes de energía, fallos de conectividad, incidentes de orden público, desastres naturales, decisiones gubernamentales, actos de terceros o casos fortuitos o de fuerza mayor. El ASISTENTE se compromete a mantener indemne a AURORA, sus socios, empleados, contratistas, aliados y representantes, frente a cualquier reclamo, sanción, multa, demanda o proceso que se derive, directa o indirectamente, del uso indebido del contenido recibido en el evento, del incumplimiento de los presentes Términos y Condiciones, o de la vulneración de derechos de terceros, incluyendo, pero sin limitarse a, derechos de autor, propiedad industrial, imagen, intimidad o protección de datos personales.

13. LEY APLICABLE Y RESOLUCIÓN DE CONFLICTOS

Estos Términos y Condiciones se rigen por la ley colombiana. Toda controversia, diferencia o reclamación derivada de la interpretación, ejecución, cumplimiento o terminación de estos Términos será sometida en primer lugar a un proceso de conciliación extrajudicial en derecho ante un centro autorizado legalmente para tal fin. Si no se alcanza un acuerdo conciliatorio en un plazo razonable, el conflicto será resuelto de manera definitiva por un Tribunal de Arbitramento constituido conforme a las siguientes reglas:

1. El tribunal estará integrado por un (1) árbitro designado de mutuo acuerdo por las partes.
2. Si transcurridos quince (15) días calendario las partes no logran dicho acuerdo, el árbitro será designado por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá, a solicitud de cualquiera de ellas.
3. El Tribunal decidirá en derecho y se sujetará a lo dispuesto en la Ley 1563 de 2012 o las normas que la adicionen, modifiquen o reglamenten.
4. El tribunal funcionará en la ciudad de Bogotá D.C., en la sede del Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de Comercio de Bogotá.

Se excluye expresamente la posibilidad de instaurar acciones colectivas o de clase frente a AURORA por parte del ASISTENTE.

14. PLANES DE EMERGENCIA

El evento Silver Summit se llevará a cabo en un recinto hotelero que cuenta con protocolos actualizados de seguridad, evacuación y atención de emergencias, los cuales han sido establecidos por el hotel sede conforme a la normatividad vigente en materia de seguridad y prevención de riesgos. Dichos planes de emergencia incluyen rutas de evacuación, puntos de encuentro, señalización de salidas, procedimientos ante eventos fortuitos o situaciones de riesgo, y personal capacitado para orientar a los asistentes en caso de ser necesario.

El ASISTENTE declara conocer que AURORA no es responsable directo de la implementación de los protocolos internos del hotel, pero se compromete a colaborar con las medidas de seguridad establecidas y a seguir en todo momento las instrucciones del personal logístico o de emergencia, en caso de activación de dichos protocolos. El plan de emergencia podrá ser consultado el día del evento en los puntos de información designados, o podrá ser comunicado por parte del equipo organizador en caso de requerirse. El cumplimiento de estas medidas por parte del ASISTENTE es obligatorio y constituye una condición esencial para su permanencia segura dentro del recinto.

Al realizar su registro, diligenciar el formulario de inscripción y/o asistir al evento Silver Summit, el ASISTENTE declara de manera expresa que ha leído, comprendido y aceptado en su totalidad los presentes Términos y Condiciones, obligándose a cumplir con todas las disposiciones aquí contenidas. Esta aceptación tiene efectos vinculantes desde el momento de la inscripción, sin que sea necesaria una firma adicional para su validez.